Jura
Information om relevant lovgivning; reglerne for tavshedspligt og udveksling af oplysninger.
Det følger af offentlighedslovens § 15, at kommunen har pligt til at journalisere interne dokumenter, der foreligger i endelig form, i det omfang dokumentet har betydning for en sag.
Der tages referat af drøftelser på trivselsmøder. Dette referat laves i Tværs, som forældrene har indsigt i via Forældreportalen.
Notatpligten står i offentlighedslovens § 13. Der er ifølge lovteksten kun notatpligt i sager, hvor der skal træffes afgørelse. I sådanne sager skal man føre notat over oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse – medmindre oplysningerne allerede fremgår af sagen.
Mødedeltagerne har dermed notatpligt, hvis de på mødet får oplysninger, der er af betydning for en afgørelse, som de skal træffe. Hver mødedeltager må vurdere, om de får oplysninger, som de har pligt til at notere på deres egen sag efter mødet. Hvis der er tale om indledende drøftelser, vil PPR ikke have en sag på barnet, og PPR har derfor ikke pligt til at gøre notat fra trivselsmødet.
Sundhedsplejersken vil skulle føre notat i barnets journal i det omfang, at oplysningerne er omfattet af journaliseringspligten, jf. Retningslinje nr. 15082 af 31/12 1995 om forebyggende sundhedsordninger for børn og unge.
Inden for den kommunale enhedsforvaltning må alle oplysninger udveksles, når de er af betydning for arbejdet. Det betyder konkret, at hvis et dagtilbud ønsker et trivselsmøde, fordi de har en opmærksomhed/bekymring for et barn, så må der udveksles de oplysninger, som er relevante for opmærksomheden/bekymringen.
Enhedsforvaltningen dækker over alle kommunens afdelinger, herunder Social og Familie, Børn og Skole (IKKE skolerne), PPR, daginstitutioner, dagplejen og sundhedsplejen.
Skolerne (skoleleder, lærere og SFO-pædagoger) er derimod ikke en del af enhedsforvaltningen. Det betyder, at der skal foreligger samtykke fra forældre/den unger over 15 år, hvis der skal være trivselsmøde.
Der findes kun en enkelt lovbestemmelse om udveksling af oplysninger indenfor enhedsforvaltningen (forvaltningslovens § 29). Reglen vedrører kun ansøgningssager og bestemmer, at man i ansøgningssager som udgangspunkt ikke må indhente oplysninger fra en anden afdeling indenfor enhedsforvaltningen, medmindre der foreligger samtykke fra ansøger.
- Samtykket skal være frivilligt
- Samtykket skal være specifikt – altså have en tilstrækkelig grad af præcision af hvilke oplysninger, der videregives til, at personen kan overskue rækkevidden af samtykket: Hvilken type oplysninger? Hvem der kan videregive oplysningerne og med hvilket formål
- Samtykket skal være informeret – det betyder, at personen skal være klar over, hvad der gives samtykke til
- Som hovedregel bør samtykke indhentes via Forældreportalen
- Samtykke kan altid tilbagekaldes af den person der har afgivet det
- Samtykket til at sundhedspersoner kan videregiver oplysninger (til andre formål end behandling) bortfalder efter 1 år
Ønsker du at videregive en oplysning, som ikke er fortrolig, kan du gøre det uden samtykke, såfremt det har en saglig relevans for sagen og den/de personer, du videregiver oplysningen til.
Selvom der er indhentet samtykke, må det trivselsteamet ikke udveksle andre oplysninger end de, der er relevant for arbejdet. Derfor er det vigtigt, at opmærksomheden er tydeligt beskrevet.
I forbindelse med indhentning af samtykke er det vigtigt at være opmærksom på, hvem der er berettiget til at afgive et samtykke i en konkret sag, som omhandler et barn/en ung. Husk samtykke ved unge fra 15 år.
Har forældrene fælles forældremyndighed og samliv, er det kun nødvendigt med samtykke fra den ene forælder til, at barnets forhold drøftes i det tværfaglige team.
Ved fælles forældremyndighed uden samliv, er det kun et krav med ét samtykke fra den forælder, hvor barnet har bopæl, til at drøfte barnets forhold i det tværfaglige team.
Er der ikke fælles forældremyndighed, er det kun den forældre, der har forældremyndigheden, som skal samtykke.
Vær særlig opmærksom på, at hvis begge forældremyndighedsindehavers indflydelse på barnets situation skal drøftes, skal begge forældre give tilladelse.
Formålet med reglerne om tavshedspligt er at sikre, at personlige fortrolige oplysninger om personer ikke videregives uberettiget.
Tavshedspligten skal sikre privatlivets fred for de familier, som du som fagperson kommer i berøring med, f.eks. ved at børn, unge og deres forældre trygt kan tale med dig uden at være nervøse for, at oplysninger om dem videregives til uvedkommende eller til personer/myndigheder, som ikke har noget sagligt behov for oplysningerne.
Tavshedspligten har afgørende betydning for tilliden mellem borgere og offentlige myndigheder.
Du, som fagperson, må kun videregive personlige fortrolige oplysninger om børn og unge og deres familier, når der foreligger samtykke eller det er tilladt ifølge relevant lovgivning.
Reglerne om tavshedspligt og de overordnede regler i persondatalovgivningen om behandling af oplysninger medfører, at du kun skal have adgang til de personfølsomme oplysninger, som er relevante for dit arbejde med barnet.
Som nævnt er udgangspunktet, at du har tavshedspligt med hensyn til alle de fortrolige oplysninger om børn, unge og deres familier, som du kommer i besiddelse af via dit arbejde. Af hensyn til barnets tarv og myndighedernes mulighed for at varetage barnets interesser, findes der dog en række undtagelser, hvor tavshedspligten (kan) fraviges, således at der kan udveksles oplysninger om barnet/de unge og familien, selvom det ikke har været muligt at opnå samtykke hertil.
Hvis du som fagperson vurderer, at væsentlige grunde taler for, at fortrolige oplysninger bør videregives til eksempelvis trivselsmøde uden samtykke fra forældre/den unge, skal du forinden vurdere, hvorvidt der er juridisk grundlag for en udveksling af oplysninger uden samtykke. Det er væsentligt at overveje, hvorfor det er nødvendigt at udveksle oplysninger uden samtykke, og om det kan være muligt at få samtykke.
Deltagerne i trivselsmødet er alle en del af enhedsforvaltningen (OBS på skolen), og trivselsteamet kan derfor som udgangspunkt godt drøfte et barn uden samtykke fra forældrene, hvis det er sagligt og nødvendigt for de tilstedeværendes arbejde. Der skal dog altid forsøges at indhente et samtykke.
Der er dog den begrænsning, at sundhedsplejersker er autoriserede sundhedspersoner, hvis tavshedspligt er omfattet af Sundhedsloven. Sundhedspersoner har en skærpet tavshedspligt, og de må kun videregive oplysninger om, hvis de har samtykke hertil. Hvis de ikke kan få samtykke, kan de dog efter omstændighederne videregive oplysninger i medfør af værdispringsreglen, men det vil sjældent være berettiget.
Det indebærer, at trivselsteamet kan udveksle oplysninger om barnet uden samtykke fra forældrene, hvis det er sagligt (nødvendigt) for teamets arbejde, hvorimod sundhedsplejerskerne kun kan videregive oplysninger om barnet, hvis de har fået samtykke fra forældrene (og den unge over 15 år). Selvom sundhedsplejerskerne ikke kan videregive oplysninger om barnet uden samtykke, kan de være med til at drøfte barnets problemstillinger i teamet på baggrund af de oplysninger, som de øvrige mødedeltagere udveksler.
Hvis der foreligger skriftligt samtykke fra forældrene (og den unge over 15 år) til, at sundhedsplejerskerne må videregive helbredsoplysninger, må sundhedsplejerskerne gerne fremkomme med oplysninger under trivselsmøder.
Da alle offentligt ansatte er underlagt tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens § 27, må der som udgangspunkt ikke videregives oplysninger til myndigheder eller andre uden for enhedsforvaltningen.
Der må dog videregives oplysninger, hvis det fremgår af lovgivningen, at oplysningerne må videregives, eller hvis borgeren har givet samtykke til, at oplysningerne må videregives.
Herunder følger nogle eksempler på lovgivning, hvoraf følger, at man enten må eller skal videregive oplysninger til andre myndigheder.
Underretningspligt
På børne- og ungeområdet er der regler om underretningspligt i serviceloven, som indebærer, at man som offentligt ansat har pligt til at lave en underretning til barnets eller den unges kommune, hvis man er bekymret for barnets eller den unges trivsel og udvikling. Underretningspligten gælder uafhængigt af tavshedspligten, og man bryder derfor ikke sin tavshedspligt, når man laver en underretning.
Andre kommuners børn og unge-sager
Hvis en anden kommune behandler en sag om et barn eller en ung, har den anden kommune mulighed for at indhente oplysninger i henhold til retssikkerhedslovens regler. Hvis barnet eller den unge tidligere har boet i Nyborg Kommune, henvender den anden kommune sig måske og beder om oplysninger til brug for behandlingen af sagen. Den anden kommune kan i henhold til retssikkerhedslovens regler være berettiget til at indhente oplysninger uden samtykke, og i tilfælde heraf vil der også være pligt til at videregive oplysningerne. Man bryder derfor ikke sin tavshedspligt, når man videregiver oplysningerne til den anden kommune.
Politiets arbejde
Man bryder heller ikke sin tavshedspligt, hvis man videregiver oplysninger til politiet i forbindelse med en politianmeldelse, eller hvis politiet beder om oplysninger i forbindelse med efterforskningen af en sag. Det følger af retshåndhævelsesloven, som er en af de lovgivninger, som politiet udfører deres arbejde på baggrund af.
Hvis andre myndigheder eller private beder om oplysninger, skal man altid sikre sig, at der enten foreligger et gyldigt samtykke, eller at det fremgår af lovgivningen, at oplysningerne må videregives. Det er derfor en god idé at spørge ind til lovgrundlaget, når andre beder om udlevering af oplysninger, så man ikke risikerer at bryde sin tavshedspligt.
Hvis du ikke kan få samtykke af forældrene til drøftelse af bekymringen, har du mulighed for at foretage en anonym drøftelse på trivselsmøde. For at beskytte barnet og forældrene, skal anonymiteten være reel, også selv om det betyder at ganske få forhold kan diskuteres. I distrikterne og i dagtilbud og skoler, hvor de fleste kender hinanden, kan det være svært at sikre barnets og forældrenes anonymitet.
Disse drøftelser oprettes ikke i Tværs.
Partsstatus i den sociale sag
Kommunen skal aktivt medvirke til, at børn og unge bliver orienteret om de rettigheder, de har.
Børn fra 10 år har partsstatus og de kan dermed udøve egne rettigheder i sagerne. Det betyder blandt andet, at barnet vil kunne klage over afgørelser, anmode om partsaktindsigt m.v.
Børn under 10 år har ikke klageret. Barnet har dog ret til bisidder, som kan hjælpe barnet med at få sit perspektiv frem i sagen.
Se mere om børns rettigheder her: https://www.sbst.dk/boern/videnscenter-om-boerneinddragelse-og-udsatte-boerns-liv/redskaber/videoer-maalrettet-boern-og-unge-til-moede-med-kommunen
For at kunne koordinere bedst muligt i vores forbyggende arbejde er det vigtigt tidligt i forløbet at få afklaret om der er en social sag i Børn & Familie.
Derfor skal dagtilbud/skole altid før et trivselsforløb spørge forældrene om dette – herunder også opmærksomhed på om forældrene modtager en indsats fra en kommunal afdeling fx Jobcentret.
Dagtilbud og skoler kan ringe til Social og Familie for at få oplysningen om der er en social sag, og hvem der er socialrådgiver. Der kan ikke oplyses om indholdet i sagen uden forældrenes samtykke.
Telefon: 6333 7904